INOVASI SINTAL SAPI EMAS
( SISTEM INFORMASI DIGITAL SATU PINTU PUSKESMAS )
PRODUK INOVASI TATA KELOLA PEMERINTAHAN
UPTD PUSKEAMAS II DINAS KESEHATAN KECAMATAN DENPASAR TIMUR
A. LATAR BELAKANG
Visi Kota Denpasar “Kota Kreatif Berbasis Budaya Menuju Denpasar Maju” selaras dengan Asta Cita, khususnya poin keempat, yaitu “Memperkuat pembangunan sumber daya manusia (SDM), sains, teknologi, pendidikan, kesehatan, prestasi olahraga, kesetaraan gender, serta penguatan peran perempuan, pemuda, dan penyandang disabilitas.” Sejalan dengan visi tersebut, UPTD Puskesmas II Dinas Kesehatan Kecamatan Denpasar Timur memiliki peran strategis dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pelayanan promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
Pelaksanaan pelayanan kesehatan yang berkualitas membutuhkan dukungan sistem administrasi dan manajemen sumber daya manusia yang tertata baik. Kenyataannya, UPTD Puskesmas II Denpasar Timur masih menghadapi tantangan dalam aspek pengelolaan data administrasi dan kepegawaian. Proses pencatatan yang dilakukan secara konvensional menghambat efektivitas, efisiensi, serta kecepatan pelayanan. Pencatatan surat masuk dan keluar, misalnya, masih menggunakan buku register. Kondisi ini menimbulkan keterbatasan, karena permintaan nomor surat hanya dapat diproses pada hari dan jam kerja. Pernah terjadi kasus ketika pihak BPJS membutuhkan nomor surat secara mendesak diluar jam kantor, sementara buku register berada di kantor. Proses pencarian akhirnya dilakukan dengan melibatkan petugas jaga melalui video call untuk menemukan nomor surat keluar, yang tentu menyita waktu dan tidak sesuai dengan prinsip pelayanan prima.
Kendala serupa juga ditemukan dalam pengelolaan data kepegawaian, seperti jadwal piket pegawai belum terdokumentasi secara digital dan terintegrasi, sehingga menyulitkan proses monitoring maupun evaluasi. Kondisi ini bertentangan dengan tuntutan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) yang menekankan pada transparansi, akuntabilitas, serta pemanfaatan teknologi informasi.
Peran Kepala Sub Bagian Tata Usaha menjadi sangat penting dalam memastikan kelancaran administrasi. Salah satu tugas pokok dan fungsinya adalah melakukan evaluasi pelaksanaan tugas pegawai melalui identifikasi hambatan sebagai dasar perbaikan kinerja di masa mendatang. Fakta di lapangan menunjukkan bahwa masih terdapat kesenjangan antara kebutuhan operasional dengan sistem yang tersedia. Ketidaktersediaan sistem digital yang mendukung administrasi perkantoran secara terpadu menimbulkan potensi keterlambatan pelayanan, duplikasi data, serta lemahnya sistem pengawasan internal.
Kondisi tersebut menegaskan pentingnya transformasi digital di lingkungan puskesmas, khususnya pada bidang administrasi dan kepegawaian. Penerapan sistem berbasis teknologi informasi akan memudahkan proses pencatatan, pengarsipan, dan penyediaan data secara cepat, akurat, dan dapat diakses kapan saja. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, koordinasi internal akan lebih optimal, monitoring kinerja pegawai dapat dilakukan secara real-time, dan pelayanan kepada masyarakat menjadi lebih efektif.
Inovasi ini tidak hanya menjawab tantangan operasional saat ini, tetapi juga mendukung pencapaian visi Kota Denpasar yang menekankan inovasi, kreativitas, dan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Oleh karena itu, digitalisasi administrasi dan manajemen kepegawaian di UPTD Puskesmas II Dinas Kesehatan Kecamatan Denpasar Timur menjadi kebutuhan yang mendesak serta selaras dengan arah pembangunan kesehatan berbasis tata kelola modern.
B. LANDASAN KEBIJAKAN
1. Undang – Undang Nomor 25 tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
2. Undang - undang Nomor 23 tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah
3. Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2023 Tentang Kesehatan
4. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2017 Tentang Inovasi daerah
5. Peraturan Menteri dalam Negeri No 17 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penelitian dan Pengembangan di Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 tahun 2016 Tentang Pedoman Manajemen Puskesmas
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 31 Tahun 2019 Tentang Sistem Informasi Puskesmas
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 19 Tahun 2024 Tentang Penyelenggaraan Pusat Kesehatan Masyarakat
9. Peraturan Walikota Denpasar No 63 Tahun 2023 Tentang Inovasi Daerah
C. Pembaharuan
Berdasarkan kendala yang dihadapi, diperlukan suatu sistem informasi digital yang mampu mendukung pengelolaan data secara akurat, efektif, dan efisien. Dari kebutuhan tersebut lahir gagasan inovasi berupa penerapan sistem informasi digital dalam pengelolaan administrasi dan data kepegawaian, yang kemudian diberi nama “SINTAL SAPI EMAS” (Sistem Informasi Digital Satu Pintu Puskesmas).
D. Keadaan Sebelum dan Sesudah Inovasi
No Sebelum Sesudah
1 Pecatatan Surat masuk dan keluar masih secara konvensional
Pencatatan surat masuk dan keluar menggunakan google spreadsheet pada aplikasi Sintal Sapi Emas
2 Jadwal Piket Pegawai belum terintegrasi digital Jadwal Piket pegawai terintegrasi secara digital
3 Data pegawai yang belum terintegrasi secara digital Data pegawai terintegrasi secara digital
E. Keunggulan Inovasi
Keunggulan utama inovasi SINTAL SAPI EMAS terletak pada fleksibilitas dan kemudahan akses yang ditawarkannya. Sistem ini memungkinkan monitoring dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa harus terbatas pada jam kerja maupun keberadaan fisik di kantor. Pengguna dapat mengakses sistem melalui berbagai perangkat, baik telepon seluler (handphone), tablet, laptop, maupun komputer (PC), sehingga memberikan keleluasaan dalam memperoleh informasi secara cepat dan real-time.
Kemudahan akses tersebut tidak hanya mempermudah pimpinan dalam melakukan pengawasan dan evaluasi, tetapi juga membantu pegawai dalam melaksanakan tugas administratif dengan lebih efisien. Data kepegawaian, jadwal piket, serta surat menyurat dapat diakses dan diperbarui secara langsung, sehingga meminimalisasi keterlambatan, kesalahan pencatatan, maupun risiko kehilangan data.
Selain itu, keunggulan lain dari sistem ini adalah mendukung transparansi dan akuntabilitas kerja. Setiap aktivitas yang dilakukan dalam sistem dapat terdokumentasi secara otomatis, sehingga memudahkan proses pelacakan (tracking) serta pengendalian internal. Dengan demikian, SINTAL SAPI EMAS mampu menghadirkan tata kelola administrasi yang lebih modern, responsif, dan sesuai dengan prinsip good governance.
F. TUJUAN
Berikut adalah tujuan dari Inovasi SINTAL SAPI EMAS antara lain :
1. Tujuan Umum
Mewujudkan sistem pengelolaan data dan pelayanan di UPTD Puskesmas II Dinas Kesehatan Kecamatan Denpasar Timur yang lebih efektif, efisien, dan terintegrasi melalui Sistem Informasi Digital Satu Pintu Puskesmas, guna meningkatkan kualitas layanan kesehatan bagi masyarakat serta mendukung tata kelola administrasi kepegawaian yang lebih transparan, akurat dan terstruktur.
2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan efesiensi pengelolaan administrasi dan kepegawaian melalui implementasi sistem informasi digital satu pintu yang terintegrasi sehingga terjadi percepatan akses data kepegawaian dan pengurangan waktu proses administrasi,hal ini mempermudah proses pencatatan dan pengelolaan data pegawai, termasuk kehadiran pegawai serta pencatatan surat masuk dan keluar.
b. Meningkatkan akurasi dan efesiensi pengelolaan administrasi dan kepegawaian dengan memastikan data pegawai terdigitalisasi, mempercepat proses administrasi, mengurangi kesalahan pencatatan manual melalui optimalisasi sistem informasi digital satu pintu yang terintegrasi dari berbagai sistem pencatatan dan pelaporan, untuk memastikan ketersediaan data yang valid dan dapat diakses kapan saja.
c. Mewujudkan sistem informasi digital satu pintu yang terintegrasi, efisien dan aman dalam pengelolaan administrasi dan kepegawaian, guna meningkatkan akurasi data, mempercepat administrasi, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, pemanfaatan teknologi, mendukung kebijakan berbasis data.
G. MANFAAT
Manfaat Inovasi SINTAL SAPI EMAS ini di bagi menjadi 3 (tiga) antara lain sebagai berikut:
1. Bagi Organisasi
a. Terwujudnya Efisiensi Administrasi dan Manajemen Pegawai
b. Terjadinya Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas
2. Bagi Pasien/Masyarakat
a. Terwujudnya Peningkatan Kualitas Layanan Kesehatan
b. Terjadinya Percepatan Respon terhadap Kebutuhan Kesehatan
3. Bagi Inisiator
a. Terwujudnya Kemudahan Akses Data dan monitoring kinerja manajemen
b. Terwujudnya Peningkatan Profesionalisme dan Pengembangan Kompetensi
H. HASIL INOVASI
Terobosan Inovasi (dikaitkan dengan 5 prinsip inovasi)
SINTAL SAPI EMAS merupakan inovasi dalam pengelolaan data pegawai di Puskesmas yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan aksesibilitas informasi terkait pegawai. Sistem ini mengintegrasikan berbagai layanan dalam satu media digital, memungkinkan melakukan monitoring jadwal piket pegawai, pengelolaan data pegawai, pemantauan jadwal piket pegawai , riwayat pelatihan ,pemantauan surat masuk dan keluar lebih mudah dan akurat.
Dalam implementasinya, LinkTree dimanfaatkan sebagai dashboard utama yang menyederhanakan akses ke berbagai layanan digital yang tersedia dalam SINTAL SAPI EMAS. LinkTree memungkinkan pengelompokan berbagai tautan penting dalam satu halaman, sehingga pegawai maupun manajemen dapat dengan cepat menemukan dan mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara manual di berbagai sistem atau dokumen terpisah.
a) Unsur Kebaharuan
SINTAL SAPI EMAS merupakan solusi digital yang mengubah metode konvensional dalam monitoring jadwal piket pegawai, pengelolaan data pegawai serta pengelolaan surat masuk dan keluar di Puskesmas. Sistem ini memperkenalkan platform berbasis digital yang memungkinkan integrasi data secara real-time, sehingga menghilangkan ketergantungan pada pencatatan manual dan meminimalkan risiko kehilangan data.
b) Kemanfaatan
Dengan adanya sistem ini, proses administrasi kepegawaian menjadi lebih efisien dan transparan. Kepala puskesmas dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha dapat dengan mudah mengakses jadwal piket pegawai, melakukan monitoring data pegawai dan riwayat pelatihan, serta surat masuk dan surat keluar.
c) Keberlanjutan
SINTAL SAPI EMAS dirancang untuk terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan sistem berbasis digital, pembaruan dan penyesuaian dapat dilakukan secara berkala tanpa harus mengubah sistem secara keseluruhan. Selain itu, dengan dukungan pelatihan / sosialisasi secara berkala bagi pengguna, keberlanjutan sistem ini dapat terjaga dalam jangka panjang.
d) Mudah Direplikasi
Sistem ini dapat dengan mudah diterapkan di berbagai Puskesmas maupun di Perangkat Daerah lainnya dengan menyesuaikan kebutuhan dan kebijakan setempat. Dengan standar pengelolaan data yang fleksibel, SINTAL SAPI EMAS dapat diadaptasi oleh instansi kesehatan lainnya yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan Admnistrasi dan SDM mereka.
e) Efektif
SINTAL SAPI EMAS membantu mempercepat akses informasi, mengurangi waktu administratif, dan meningkatkan akurasi data pegawai. Adanya sistem ini, pengawasan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih sistematis, sehingga mendukung peningkatan kualitas layanan kesehatan di Puskesmas secara keseluruhan.
I. TAHAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN INOVASI
Tahapan pelaksanaan kegiatan dalam sebuah inovasi merupakan titik-titik penting yang menandai proses perubahan organisasi maupun pelaksanaan aksi strategis. Setiap tahapan dirancang sebagai penunjuk arah sekaligus indikator pencapaian terhadap target-target tertentu. Keberadaan tahapan kegiatan memiliki arti yang sangat penting, karena bukan hanya menggambarkan kemajuan yang signifikan menuju tujuan akhir, tetapi juga memastikan adanya alur kerja yang terstruktur dan terukur.
Tahapan pelaksanaan kegiatan berfungsi sebagai alat pemantau untuk melihat sejauh mana progres telah dicapai, sekaligus menjadi dasar dalam menetapkan tanggung jawab pada setiap pihak yang terlibat. Dengan demikian, semua elemen organisasi memiliki pemahaman yang jelas mengenai langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada tiap fase perubahan. Proses ini pada akhirnya menciptakan sinergi dan keselarasan dalam bekerja, sehingga tujuan bersama dapat diraih secara lebih efektif.
Selain itu, tahapan pelaksanaan kegiatan juga berperan sebagai penanda pencapaian yang patut diapresiasi. Setiap milestone yang berhasil dilalui dapat dijadikan momentum untuk merayakan keberhasilan, memperkuat motivasi tim, dan menumbuhkan semangat untuk melanjutkan langkah ke fase berikutnya. Aspek ini penting untuk menjaga keberlanjutan komitmen serta mencegah terjadinya kejenuhan dalam pelaksanaan program inovasi.
Perencanaan tahapan pelaksanaan kegiatan yang baik perlu dilakukan secara cermat dengan memperhatikan prioritas, sumber daya, serta target waktu yang realistis. Dengan adanya perencanaan yang matang, sebuah organisasi atau proyek akan lebih mampu mengelola perubahan secara efektif, efisien, dan berkelanjutan. Oleh karena itu, milestone inovasi bukan hanya sekadar penanda waktu, tetapi juga menjadi instrumen strategis dalam memastikan keberhasilan implementasi inovasi secara keseluruhan.
Tahapan pelaksanaan kegiatan inovasi ini dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan (selama 2 bulan dari Bulan April – Juni Tahun 2025)
1. Tahap Persiapan
2. Tahap Pelaksanaan
3. Tahap Monitoring dan Evaluasi